これまで、業務効率化のために工事管理、工程管理、グループウェア等、複数のシステムを導入していました。

しかし、システムへの情報入力が徹底できていない、入力されてる情報がデータとして活用できる形式になっていないといった理由で十分に使いこなせていない状況でした。

建築いただいたお客様の定期点検情報は、紙によるアナログな管理や、担当者による属人化された管理が常態化していました。

その結果、正しい情報が社内に共有されず、お客様からのクレームや連絡ミス等が起きやすい状態でした。

紙に記載された情報を別のシステムに転記したり、Excelで集計したデータをグラフ化するのに多くの時間を費やしていました。

あらゆるデータの可視化に時間がかかり現状把握が遅れることで、スタッフがスピード感を持って次の戦略を立てることが困難な状況でした。

顧客管理、契約管理、総務・勤怠管理から定期点検などのアフター管理まで、あらゆる業務をサイボウズ Officeに集約することで、情報が可視化されてお客様への連絡漏れや、お客様からのクレームが格段に減りました。

また、社内ルールを統一化できたことで新しい社員の教育がスムーズになりました。教育にかかる時間やコストが削減されたことで、管理業務の手間が減り、生産性が大きく向上しました。

サイボウズ Officeに集約した情報を元にリアルタイムで自社の案件状況を把握できるようになり、次の戦略が立てやすくなりました。また、従来はExcelで作業していたグラフや表を作る時間も短縮でき、生産性向上につながりました。

今までの紙ベース、Excelベースからシステム化にすることで集計作業やチェック作業が大幅に効率化できました。また、あらゆる情報が正しいデータ形式で管理されるようになったことで、RPAが請求書を自動発行して外部システムに登録したり、上長の承認漏れを指摘してくれるため、スタッフは顧客対応により専念できるようになりました。

サイボウズ Officeのカスタムアプリだからこそできる柔軟なシステム設計で要望をほぼ100％実現して頂けました。

また、同業だからこそ分かっていただける「こんなことできると便利です」といった事や、実例を交えて自社ではこうしてますという提案は単にシステムを作っているだけの会社さんでは出来ない事だと思いその部分にも魅かれて導入しました。また導入前後の担当者の方の丁寧な対応も好印象でした。

RPA、BIツール等で自動化されたデータをもとに瞬時にデータ解析が出来ることで、スタッフ全員で戦略を立てて更なる改善や生産性の向上を目指しています。

また、顧客情報を外部システムと連携することできめ細やかな対応を実現し、顧客満足度の向上を見込んでいます。